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WHISTLEBLOWING

Procedura per la segnalazione di illeciti e irregolarità

1. Normativa di riferimento

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Il decreto è entrato in vigore il 30 marzo 2023 e le disposizioni ivi previste avranno effetto a partire dal 17 dicembre 2023. Il provvedimento raccoglie in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti, sia del settore pubblico che privato. Ne deriva una disciplina organica e uniforme finalizzata a una maggiore tutela del whistleblower, in tal modo, quest’ultimo è maggiormente incentivato all’effettuazione di segnalazioni di illeciti nei limiti e con le modalità indicate nel decreto.

2. Scopo e finalità della procedura

Scopo della presente procedura è quello di informare i dipendenti di SuperVista Italia Srl nonché tutti i soggetti individuati dall’art. 3 comma 3 del D. Lgs. 24/2023 in merito alla normativa di riferimento, la regolazione riguardo il processo di invio, ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni da chiunque provenienti o trasmesse, anche in forma confidenziale o anonima, nonché, rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare la segnalazione, come ad esempio i dubbi sulla procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

3. Segnalazione

3.1 Ambito di applicazione soggettivo

Sono legittimate a segnalare (c.d. “segnalante”) tutti i soggetti individuati dall’art. 3 comma 3 del D. Lgs. 24/2023, in particolare le persone che operano nel contesto lavorativo di SuperVista Italia Srl in qualità di:

➢lavoratori subordinati, compresi i lavoratori che svolgono prestazioni occasionali;

➢lavoratori autonomi;

➢collaboratori, liberi professionisti e i consulenti;

➢volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti,

➢soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

3.2 Ambito temporale della segnalazione

È possibile effettuare una segnalazione:

A) quando il rapporto giuridico di lavoro è in corso;

B) durante il periodo di prova;

C) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

D) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.

3.3 Oggetto della segnalazione

Per violazioni oggetto di segnalazione si intendono tutti quei comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse o l’integrità della società e che consistono in:

− illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

− condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001;

− illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori:

appalti pubblici;
servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
sicurezza e conformità dei prodotti;
sicurezza dei trasporti;
tutela dell’ambiente;
radioprotezione e sicurezza nucleare;
sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
salute pubblica;
protezione dei consumatori;
tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

− atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;

− atti od omissioni riguardanti il mercato interno;

− atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

La segnalazione può avere inoltre ad oggetto:

-Informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;

− Le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti, precisi e concordanti;

− I fondati sospetti riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse.

Non possono essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, ai sensi dell’art. 1, co. 2, D.Lgs. 24/2023:

Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al decreto;
Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

4 Canali di segnalazione

La segnalazione da parte del whistleblower può essere effettuata attraverso uno dei seguenti canali:

− interno (nell’ambito del contesto lavorativo di SuperVista Italia Srl);

− esterno (ANAC)

− divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);

− denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

4.1 Canale interno

Il soggetto designato quale destinatario delle segnalazioni è AVV. FERRARI SARA in qualità di Responsabile del Procedimento di segnalazione. Al medesimo spetterà la gestione di tutta la procedura Whistleblowing. Nello specifico Il Responsabile del procedimento deve:

- Monitorare i canali di comunicazione (vedi punto seguente);

- Verificare la veridicità delle segnalazioni;

- Aprire un’istruttoria per qualificare giuridicamente i comportamenti/fatti segnalati;

- Garantire la riservatezza del segnalante e della documentazione raccolta rispetto ai soggetti terzi;

- Informare l’organo amministrativo aziendale dei fatti e avanzare la richiesta di sanzioni o provvedimenti disciplinari;

- Valutare l’opportunità di azioni giudiziali.

Chiunque riceva una Segnalazione transitata al di fuori dei canali previsti provvede a trasmetterla tempestivamente in originale al Responsabile del Procedimento, utilizzando i canali predisposti e criteri di massima riservatezza idonei a tutelare l’identità del Segnalante, delle persone segnalate e l’efficacia degli accertamenti.

Al Responsabile del Procedimento, deve essere trasmessa, per le valutazioni di competenza, anche l’eventuale documentazione sui fatti segnalati, nonché gli esiti degli accertamenti eventualmente già svolti in merito.

La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso deve essere trasmessa, entro sette (7) giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dandone contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante (art. 4, comma 6, D.Lgs. 24/2023). La segnalazione deve essere trasmessa al Responsabile del procedimento in originale con gli eventuali allegati.

4.1.1 Canali di comunicazione interna della segnalazione

Le segnalazioni possono essere inoltrate secondo le modalità di seguito illustrate:

POSTA ORDINARIA: Lettera raccomandata da inviare all’indirizzo PIAZZA IV NOVEMBRE NR. 20 – BOLTIERE (BG)
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA: sara.ferrari@bergamo.pecavvocati.it

L’azienda si riserva la possibilità di adottare ulteriori canali di comunicazione ( es. piattaforme web dedicate).

Trovi il modulo di segnalazione in questa pagina.

4.1.2 Segnalazioni anonime

Le segnalazioni anonime possono essere equiparate a segnalazioni ordinarie solo se risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione.

In tal caso saranno considerate nell’ambito della presente procedura anche in riferimento alle tutele del segnalante, qualora successivamente identificato, ed agli obblighi di conservazione.

Laddove il soggetto che effettua la segnalazione anonima dovesse essere successivamente identificato, avrà diritto alle medesime tutele del soggetto che avrà fatto la segnalazione in forma non anonima.

4.1.3 Caratteristica della segnalazione, modalità di gestione e verifica della fondatezza della segnalazione

La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata, perché deve consentire l’analisi dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.

In particolare, è necessario risultino chiare:

- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

- la descrizione del fatto oggetto della segnalazione;

- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

E’ inoltre opportuno che la segnalazione sia corredata da documenti, foto o altro materiale probatorio che possa dare elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Le informazioni sulle violazioni segnalate devono essere veritiere.

Non si considerano tali semplici supposizioni, indiscrezioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio, pettegolezzi, ecc.), così come notizie di pubblico dominio, informazioni errate, palesemente prive di fondamento o fuorvianti ovvero se meramente dannose, calunniose offensive o, addirittura, diffamatorie. Non è invece necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo accadimento dei fatti segnalati e dell’identità dell’autore degli stessi.

Le segnalazioni vengono prese in carico dal Responsabile del procedimento che ne verifica la veridicità e la fondatezza attraverso colloqui riservati con il personale, sopralluoghi e verifiche sia documentali che ambientali.

Nello specifico, una volta ricevuta la segnalazione, il Responsabile del Procedimento:

a) entro sette (7) giorni dalla data di ricezione, rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione;
b) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
c) svolge un’indagine preliminare al fine di richiedere, eventualmente, ulteriori chiarimenti per circostanziare quanto segnalato;
d) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute e valuta la sussistenza dei fatti segnalati;
e) individua gli eventuali interlocutori interni ritenuti opportuni per l’avvio delle eventuali indagini e consegna agli stessi la comunicazione di incarico al trattamento dei dati da mettere agli atti;
f) fornisce riscontro alla segnalazione entro tre (3) mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre (3) mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione (salvo proroga laddove la complessità delle indagini ne abbia impedito la chiusura nel termine dei tre mesi; in tal caso la proroga deve essere comunicata al segnalante con l’indicazione del lavoro svolto e del lavoro ancora da svolgere);

Il Responsabile del procedimento può incontrare personalmente il segnalante sia all’interno del luogo di lavoro che al di fuori delle sedi aziendali. Dell’incontro viene redatto apposito verbale che rimane riservato.

Una volta verificata la veridicità della segnalazione e sentita la versione del segnalato, il Responsabile del procedimento qualifica giuridicamente il fatto.

Solo al termine dell’istruttoria e della qualificazione del fatto riferisce le risultanze e propone le misure da adottare al Consiglio di amministrazione. Qualora oggetto del fatto qualificato come illecito vi sia un comportamento ascrivibile all’intero CDA, il Responsabile del procedimento riferisce alla Assemblea dei Soci.

Il Responsabile del procedimento inoltre:

individua e suggerisce all’impresa raccomandazioni e proposte di miglioramento per evitare il ripetersi di eventi oggetto di segnalazione;

- tratta, archivia e conserva la documentazione sulla segnalazione nel rispetto della normativa in tema di trattamento dei dati avendo cura di poter dimostrare la corretta diligenza tenuta nel dare seguito alla segnalazione e avendo cura che sia sempre rispettata la riservatezza del segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte o anche solo menzionate nella segnalazione.

SuperVista Italia Srl mette a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne. Tali informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico con l’organizzazione aziendale (ad esempio sito web www.occhiali24.it). Tali informazioni sono, inoltre, pubblicate nell’apposita sezione di GUPA di ciascun dipendente.

4.1.4 Protezione dei dati conservazione dei documenti e trattamento dei dati

Tutto il materiale prodotto nel corso della procedura, dalla segnalazione, all’istruttoria fino alla richiesta di provvedimento non viene riprodotto su supporto cartaceo e non circola nel sistema gestionale aziendale, bensì viene salvato dal Responsabile del procedimento. Gli eventuali documenti cartacei raccolti o prodotti vengono marcati come “Riservati” e custoditi personalmente dal Responsabile del procedimento al di fuori delle sedi aziendali.

La documentazione è essere conservata per il tempo necessario all’esecuzione delle attività per le quali è raccolta, e comunque per cinque anni, dopodiché verrà conservata in esecuzione di obblighi di legge e disposizioni vigenti, per far valere e/o difendere i diritti e/o legittimi interessi della Società o di terzi, anche in caso di reclami, contenziosi o precontenziosi. Al termine del periodo di conservazione la documentazione sarà cancellata.
Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il processo di Segnalazione, disciplinato nella presente Whistleblowing Policy è individuato nella Società. (il “Titolare”) ai sensi e per gli effetti del Reg EU 2016/679 (“GDPR”).

Il gestore delle segnalazioni tratta i dati personali contenuti nella Segnalazione per le finalità individuate dalla presente procedura nei limiti delle prescrizioni normative, vale a dire per la raccolta, gestione e analisi delle Segnalazioni pervenite sia con modalità informatiche che manuali.

Per il perseguimento delle finalità indicate, i dati personali eventualmente contenuti nelle Segnalazioni saranno raccolti, trattati e gestiti dal Responsabile del Procedimento, quale funzione responsabile del Procedimento, nonché dagli eventuali soggetti che concorrono al Procedimento, nominati Responsabili del trattamento ex art.28 del GDPR. Questi ultimi saranno appositamente individuati dal Titolare che provvederà altresì a fornire apposite istruzioni sulle modalità e finalità del trattamento e ad assicurare che siano soggetti ad adeguati obblighi di riservatezza e confidenzialità.

Il Titolare potrà inoltre comunicare, purché necessario per il perseguimento delle finalità del trattamento, i dati personali raccolti a soggetti terzi appartenenti alle seguenti categorie:

 autorità competenti ed altre amministrazioni pubbliche. Tali soggetti agiranno quali titolari autonomi del trattamento;

 società/enti/associazioni che svolgono, a titolo esemplificativo, attività di consulenza, supporto alla prestazione dei servizi etc., che agiranno, a seconda dei casi, in qualità di autonomi titolari, o di responsabili del trattamento sulla base di uno specifico accordo sul trattamento dei dati personali concluso ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Al Segnalante, Segnalato e le altre persone eventualmente coinvolte nella Segnalazione e nel relativo Procedimento (c.d “Interessati”), la normativa in materia di protezione dei dati personali riconosce, salve le limitazioni individuate dalle pertinenti disposizioni di legge e, in particolare, dall’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003, specifici diritti quali:

a) Diritto di accesso : vale a dire il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie di dati personali in questione; (iii) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; (iv) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; (v) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; (vi) qualora i dati non siano raccolti presso di lei, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine. Resta inteso che anche in caso di diritto di accesso, qualora ne ricorrano i presupposti, la Società garantisce la tutela dell’identità degli Interessati.

b) Diritto di rettifica e cancellazione: nei casi previsti dalle applicabili disposizioni di legge, l’Interessato può esercitare il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano nonché, tenuto conto delle finalità del trattamento, il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti.

L’Interessato ha altresì il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali se sussiste uno dei seguenti motivi: (i) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; (ii) i dati sono trattati illecitamente; (iii) si è opposto all'attività di trattamento e non c'è un motivo legittimo prevalente; (iv) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale.

c) Diritto alla limitazione del trattamento : vale a dire che l’Interessato ha il diritto di ottenere dalla Società la limitazione del trattamento nei seguenti casi: (i) per il periodo necessario al Titolare per verificare l'esattezza dei dati di cui l’interessato ha contestato l'esattezza; (ii) in caso di trattamento illecito dei dati personali; (iii) anche se i Suoi dati personali non sono necessari per le finalità del trattamento, Lei ha la necessità che vengano trattati per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; (iv) per il periodo necessario alla verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto alla Sua richiesta di opposizione al trattamento.

d) Diritto di opposizione: l’Interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali realizzati sulla base del legittimo interesse ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lett. f) GDPR.

e) Diritto di presentare un reclamo e/o un ricorso: l’Interessato ha il diritto di presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali e/o un ricorso all’autorità giudiziaria, qualora i suoi diritti in materia di trattamento dei dati si reputino violati.

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, è effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679 e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche ed integrazioni.

La comunicazione dei dati personali da parte di istituzioni, di organi o degli organismi dell’Unione Europea è effettuata in conformità del Regolamento (UE) 2018/1725.

Il trattamento dei dati personali relativi alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dal titolare, nel rispetto dei princìpi di cui agli artt. 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679, fornendo preliminarmente le idonee informazioni ai soggetti segnalanti e alle persone coinvolte nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

L’informativa agli interessati, riepilogativa anche dei loro diritti e delle modalità per esercitarli, è reperibile al medesimo indirizzo utilizzato per le segnalazioni.

4.2 Canale esterno

L’Autorità competente per le segnalazioni esterne è l’ANAC.

È possibile segnalare all’Autorità solo laddove ricorra una delle seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme quanto previsto dall’articolo 4;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne sono effettuate:

- in forma scritta tramite la piattaforma informatica disponibile sul sito dell’ANAC;

- in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale;

- su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall'ANAC è trasmessa a quest'ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

L'ANAC deve provvedere a:

− dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l'ANAC ritenga che l'avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell'identità della persona segnalante;

− mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;

− dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

− svolgere l'istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;

− dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;

− comunicare alla persona segnalante l'esito finale della segnalazione.

4.3 Divulgazione pubblica

Divulgare pubblicamente vuol dire: «rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone»

La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal decreto 24/2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) La persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

5 Sistema di protezione

Il Capo III del D.Lgs. 24/2023 prevede le misure di protezione del segnalante che vengono di seguito descritte.

Le misure di protezione presente previste nei paragrafi che seguono si applicano quando ricorrono le seguenti condizioni:

− al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo di applicazione del D.lgs. 24/2023;

− la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata secondo le modalità previste dalla normativa.

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

Le tutele si applicano anche nei casi di segnalazione anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni.

Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante o denunciante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele descritte ai paragrafi che seguono non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

5.1 Estensione delle tutele

La tutela è estesa alle seguenti figure:

a. Facilitatore, persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

b. Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c. Colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

d. Enti di proprietà - in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi - del segnalante o per i quali il segnalante lavora; e. Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

5.2 Tutela della riservatezza

Le segnalazioni (ed i relativi allegati) non saranno utilizzati oltre il tempo strettamente necessario per darne adeguato seguito.

L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possano essere rivelate senza il consenso espresso del segnalante stesso a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 28, 29 e 32, paragrafo 4 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

Nell’ambito di un procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p. è imposto l’obbligo di segretezza degli atti delle indagini preliminari sino al momento in cui l’indagato non abbia il diritto ad averne conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura di tale fase.

Nell’ambito del procedimento stabilito presso la Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante a rivelare la propria identità.

Nei casi di procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, sarà dato avviso in forma scritta al segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati quando la rivelazione sarà indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

La Società, l’ANAC e le autorità amministrative cui l’ANAC trasmette le segnalazioni esterne di loro competenza tutelano altresì l’identità delle persone coinvolte, dei facilitatori e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione stessa, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Tra gli obblighi di riservatezza si comprendono:

- la sottrazione della segnalazione e della documentazione ad essa allegata al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e ss. della l. n. 241/1990 e all’accesso civico generalizzato di cui agli artt. 5 e ss. del d.lgs. n. 33/2013;

- le amministrazioni ed enti coinvolti nella gestione delle segnalazioni garantiscono la riservatezza durante tutte le fasi del procedimento di segnalazione, ivi compreso l’eventuale trasferimento delle segnalazioni ad altre autorità competenti.

Il soggetto coinvolto, su sua domanda, è sentito anche attraverso un procedimento cartolare mediante l’acquisizione di osservazioni scritte e di documenti.

In tal caso valgano gli obblighi e i limiti della riservatezza sopra esposti.

5.3 Protezione dalle ritorsioni

È vietata ogni forma di ritorsione anche solo tentata o minacciata.

Il legislatore ha accolto, infatti, una nozione ampia di ritorsione e per essa si intende “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”.

Per la configurazione di una ritorsione è necessario uno stretto collegamento tra la segnalazione, o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica e il comportamento/atto/omissione sfavorevole subito dalla persona segnalante.

A titolo esemplificativo e non esaustivo costituiscono ritorsioni ai sensi dell’art. 17, comma 4, D.Lgs. 24/2023:

il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
Il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
le note di merito negative o le referenze negative;
l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione o il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l'annullamento di una licenza o di un permesso;
la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

5.4 Inversione dell’onere della prova

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l'accertamento dei comportamenti, atti o omissioni di cui all’art. 17 del Decreto 24/2023, si presume che gli stessi siano stati attuati a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L'onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia è a carico di colui che li ha attuati.

5.5 Limitazioni della responsabilità

Non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

Coperte dall’obbligo di segreto (diverso da quello relativo alle informazioni classificate, segreto professionale forense e medico, segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali);
Relative alla tutela del diritto d’autore;
Relative alla protezione dei dati personali;
Rilevi o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.

La scriminante opera esclusivamente quando “al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile …” e la segnalazione è effettuata secondo le modalità previste dalla normativa.

Quando ricorrono le ipotesi sopra menzionate, è esclusa ogni ulteriore responsabilità anche di natura civile o amministrativa.

Salvo che il fatto costituisca reato, è esclusa la responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l'acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l'accesso alle stesse.

5.6 Misure di sostegno

Ad ulteriore rafforzamento della protezione del segnalante, ai sensi dell’art. 18, D.Lgs. 24/2023, «È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno

L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui all’articolo 5, comma 1, lettere v) e w), del decreto legislativo 3 luglio 2017, n.117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC».

Tali enti sono inseriti in un elenco pubblicato da ANAC sul proprio sito e le misure di sostegno fornite consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito:

- Sulle modalità di segnalazione;

- Sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e dell’Unione Europea;

- Sui diritti della persona coinvolta;

- Sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

5.7 Rinunce e transazioni

Come previsto dall’art 22, D.Lgs. 24/2023, le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previste dal D.lgs. 24/2023 non sono valide, salvo che siano effettuate nelle forme e nei modi di cui all’art. 2113, comma 4, Codice civile, secondo il quale, le rinunzie e le transazioni, che hanno per oggetto diritti del prestatore di lavoro derivanti da disposizioni inderogabili della legge e dei contratti o accordi collettivi concernenti i rapporti di cui all'articolo 409 del codice di procedura civile, non sono valide.

6. Regime sanzionatorio

L’ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;

b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

c) da 500 a 2.500 euro, nel caso accertata responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione e calunnia o comunque per i medesimi retati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

7. Rilievi disciplinari

Fermo quanto previsto dal Regolamento interno aziendale cui espressamente si rinvia, la inosservanza dei doveri da parte del personale dipendente della Società eventualmente emersa in seguito a una Segnalazione, comporta la possibilità, per la Società, di applicare i provvedimenti disciplinari elencati dal Codice Disciplinare medesimo, in relazione alla gravità e all’entità delle mancanze e alle circostanze che le accompagnano.

Ai fini di quanto sopra e fermo quanto previsto dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro tempo per tempo applicati dalla Società, si precisa che potranno dare luogo all’applicazione delle suddette sanzioni disciplinari, una volta completato il relativo procedimento ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970, tutti i comportamenti che dovessero risultare in (i) una violazione delle norme oggetto della presente Whistleblowing Policy e/o (ii) una violazione delle leggi in materia di c.d. Whistleblowing, nonché (iii) l’integrazione di uno o più dei Comportamenti Illegittimi accertati a valle del Procedimento, come sopra definiti.

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